Fitnessstudio-Software mit KI-Agenten

Eine Fitnessstudio-Software bündelt die Verwaltung eines Studios an einem Ort: Mitglieder- und Vertragsverwaltung, SEPA-Abrechnung, Kurse, Kasse, Lead-Nachverfolgung und Mitglieder-Kommunikation. GymStack geht einen Schritt weiter: Acht KI-Agenten übernehmen diese Verwaltung, statt dir nur Werkzeuge dafür hinzulegen. Was deine Entscheidung braucht, legen sie dir zur Freigabe vor.

Mindestens: Mitglieder und Verträge mit Laufzeiten, Ruhezeiten und Kündigungsfristen, Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift mit Rücklastschriften und Mahnwesen, Kurse und Termine mit Online-Buchung, Check-in und eine fiskalisierte Kasse am Tresen, eine App für Mitglieder, Auswertungen zu Umsatz und Kündigungen sowie Rollen und Rechte fürs Team. Dazu Datenschutz nach DSGVO mit Hosting in der EU und eine begleitete Datenübernahme aus deiner alten Software.

Die Spanne ist groß: Viele etablierte Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage. GymStack kostet monatlich netto 199€ bis 500, 299€ bis 1.000, 449€ bis 2.500, 699€ bis 5.000, 999€ bis 10.000 und 1.999€ bis 25.000 aktive Mitglieder über alle Standorte; darüber gibt es ein individuelles Angebot. Alle acht Agents, Mitgliederverwaltung, Datenimport und DSGVO-Hosting sind immer enthalten. Bei jährlicher Zahlung sparst du 10 %.

Die, die deinem Team am meisten Arbeit abnimmt. Vergleiche nicht nur Funktionslisten, sondern wer Mahnungen, Antworten und Nachfassen tatsächlich erledigt. GymStack ist die einzige Fitnessstudio-Software, in der KI-Agenten die laufende Verwaltung übernehmen, mit festen Preisen nach Mitgliederzahl und monatlicher Kündigung. Wie GymStack neben Magicline, Eversports, Virtuagym und anderen abschneidet, zeigt unser Software-Guide.

Die Konsole bringt Standard-Berichte mit: Gesamtumsatz und Beiträge im Zeitverlauf, offene Zahlungen und Rücklastschriften, Neuzugänge und Kündigungen, aktive Verträge, Kursauslastung, Check-ins und Stoßzeiten, der Weg vom Interessenten zum Mitglied und was die KI-Agenten bewirkt haben. Eigene Berichte legt Stacky auf Zuruf an. Jeden Bericht exportierst du als CSV, Excel oder PDF, etwa für Steuerberater oder Bank.

Inhaber und Admins sehen alles. Mitarbeitende arbeiten am Tresen und in der Konsole, Trainer und Coaches sehen ihre Kurse und Kunden, der Steuerberater nur seinen eigenen Bereich mit den DATEV-Daten. Am Tresen meldet sich jede Person mit eigener PIN an. Arbeitszeiten stempelt das Team in GymStack; Stunden und Fehlzeiten gehen als DATEV-LODAS-Datei an deine Kanzlei.

Du ziehst die Exporte deiner Mitglieder, Verträge und offenen Posten. In Woche 1 machen wir einen Test-Import und prüfen die Beiträge der nächsten drei Monate gegen die Werte aus deinem alten System. Danach gehen die SEPA-Mandate an Stripe; eine neue Unterschrift braucht es nicht, solange deine Gläubiger-ID gleich bleibt. In Woche 3 bis 4 folgt der Umstieg. Deine Mitglieder bekommen einen Infobrief, sobald Stripe die Mandate übernommen hat, und bis zum Stichtag zieht dein altes System weiter ein. Die Check-in-Historie fehlt in den Magicline-Exporten; die Signale für die Mitgliederbindung bauen sich ab dem ersten Tag neu auf.

Beiträge und Kartenzahlungen laufen über Stripe, die TSE der Kasse über fiskaly. Für die Kanzlei gibt es den DATEV-Buchungsstapel und die LODAS-Datei. Nachrichten aus Website, E-Mail, WhatsApp, Instagram und Facebook landen in einem Posteingang. Die Mitglieder-App liest Schritte aus Apple Health und Health Connect, Drehkreuze steuert GymAccess. KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT verbindest du per MCP, jede Änderung braucht deine Freigabe.

Ja, beides – und beides ist in jedem Tarif enthalten. GymStack Counter ist die Kasse am Tresen: bar und Karte, jeder Beleg über die TSE signiert, Tagesabschluss inklusive. GymStack Member ist die Mitglieder-App: Training, Ernährung und Journal, Kurse buchen, Vertrag und Zahlungen selbst verwalten, Check-in-Code am Handy. Für die Coaches gibt es GymStack Coach mit Heute-Ansicht, Trainingsplänen, Kundenakte und privatem Chat – ebenfalls enthalten. Extra zahlst du nur nach Nutzung: das Kartenterminal mit 39€ pro Gerät und Monat, weitere Coaches über die enthaltenen mit 29€ im Monat und die eigene App unter deinem Studionamen mit 450€ je App und Monat.

Ja – über GymAccess. Das Gate folgt dem GymStack-Mitgliedsstatus. Die Hardware ist ein einmaliger Kauf, die Zutritts-Software steckt im Abo. Am Tresen ergänzt GymStack Counter den Zutritt um Check-in und Kasse.

GymStack arbeitet DSGVO-konform und hostet in der EU (Rechenzentrum in Irland) – mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), klarem Löschkonzept und rollenbasierten Zugriffsrechten. Sensible Daten wie Bankverbindungen bleiben im Geltungsbereich der DSGVO; Gesundheitsangaben wie Körperwerte speichert die Mitglieder-App nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Mitglieds.