Kampfsportschule Software mit AI Agents

Mitgliederverwaltung für Kinder, Jugendliche und Erwachsene samt Verträgen, Laufzeiten und Ruhezeiten. Dazu Kursplanung nach Altersgruppen mit Warteliste und Anwesenheit, Zahlungsabwicklung per SEPA-Lastschrift mit Mahnwesen und Rechnungsstellung sowie Probetrainings mit Nachfass. Eine Kasse mit TSE für Prüfungsgebühren und Ausrüstung gehört dazu, ebenso eine Eltern-App und Trainer-Zugänge ohne Finanzeinblick, egal ob Karate, Kickboxen, BJJ, MMA, Muay Thai oder Krav Maga. Kinderbeiträge liegen bei 50–100 € im Monat, Prüfungen bei 20–50 €, jeweils mit Elternfreigabe. GymStack deckt das ab und bringt acht Agents für Anfragen, Nachfassen und Rücklastschriften mit. Behalte den Überblick und verfolge den Fortschritt deiner Schule, statt Striche auf Papier zu zählen.

Sportanize ist bis zehn Mitglieder gratis, Butlerapp kostet 49 oder 89 €/Monat plus 2–3 % Buchungsgebühr, OptiOffice 69 €/Monat plus 5 € je Mitarbeiter, App 999 € plus 15 €/Monat und TSE 10 € plus 37 €. Eversports staffelt 49–229 €/Monat nach Buchungen plus 99 € Setup. Kicksite und Gymdesk rechnen in USD nach Schülerzahl ab, Omoplata nennt Preise nur auf Anfrage. GymStack kostet 199 € netto pro Monat bis 500 aktive Mitglieder: alle acht Agents, alle Trainer, App und Kasse inklusive, monatlich kündbar. Stand September 2026.

Bis 50 Mitglieder reicht Excel. Der Aufwand kippt bei der ersten Gürtelprüfung mit 40 Gebühren, der ersten Kündigungswelle im Juni oder der ersten Rücklastschrift, die du persönlich klären musst. Danach kostet manuelle Eingabe mehr als die Software: Anmeldungen einfach digital, Beiträge automatisch abrechnen, Anwesenheit per Tipp, Prüfungsgebühren mit Beleg. Für ein Boxstudio mit Erwachsenen und 10er-Karten gilt dieselbe Rechnung. Echte Entlastung entsteht, wenn eine Software nicht nur digitalisiert, sondern selbstständig antwortet und nachfasst. Sonst tauschst du Zettel gegen Klicks, alles griffbereit, aber am Ende doch selbst gemacht. Verwalte deine Kampfsportschule so, dass Gewinnung und Bindung von Mitgliedern im Hintergrund laufen und sich die Schule verbessern kann, statt dich mit Büroarbeit aufzuhalten.

Die Prüfung ja, die Gürtel-Historie nein: Das sagen wir ehrlich. Eine Gürtelprüfung legst du als kostenpflichtigen Termin oder Kurs an: Eltern buchen, die Buchung erzeugt die Rechnung, bar oder per Karte bezahlt mit TSE-Beleg, Teilnehmerliste und Anwesenheit inklusive, die Urkunde legst du als PDF in der Akte ab. Ein Feld „aktueller Gürtel“, Zulassungslogik nach Anwesenheit oder automatische Urkunden gibt es nicht. Omoplata, MATOOL, Kicksite und Zen Planner sind hier stärker.

Online läuft die Anmeldung mit Freigabe für Erziehungsberechtigte. Eltern bekommen eine Mail, bestätigen den Vertrag und die Dokumente. Der Vorgang wartet bis zu sieben Tage auf Freigabe. Am Tresen genügen Daten vom Ausweis der Eltern, Unterschrift auf dem Tablet und SEPA-Mandat zwischen zwei Gruppen. Das Mindestalter für die Online-Anmeldung legst du selbst fest. Jedes Kind braucht eine eigene E-Mail-Adresse, bei Kleinen meist eine Zweitadresse der Eltern.

Familienrabatt ja: als eigener Tarif („Kids – 2. Kind 39 €“) oder als Rabattcode im Online-Abschluss. Jedes Kind hat eine eigene Akte und einen eigenen Vertrag, das SEPA-Mandat läuft auf das Konto der Eltern. Ein Familienkonto mit Sammelabbuchung über mehrere Verträge, automatischem Geschwisterrabatt oder Familien-Ruhezeit auf einen Klick gibt es nicht.

Ruhezeiten trägt dein Team ein oder Eltern beantragen sie in der App. Deine Regeln bestimmen Laufzeitverlängerung und Ruhegebühr, der Einzug pausiert automatisch. Bei Verträgen erinnert das System 7 bis 90 Tage vor dem Laufzeitende. Emma bemerkt seltene Besuche und schlägt Nachrichten an Eltern vor, bevor Ende Juni 15 Kündigungen drohen. Ein Ferienmodus für einzelne Termine fehlt noch. Kursserien lassen sich deaktivieren oder verschieben.

Die Anfrage der Eltern landet im Posteingang. Leo entwirft die Antwort mit Buchungslink für die passende Altersgruppe, die Familie wählt den Termin. Am Tresen siehst du, wer heute erwartet wird und wer angekommen ist. Nach dem Probetraining fasst Leo automatisch nach, auch bei No-shows. Die Karte wandert auf dem Interessenten-Board bis zum Vertrag. Dreimonatige Schnupperverträge legst du als Probetarif an, das Ende steht im Kalender.

Gesundheitsdaten wie „Leon hat Asthma“ sind Art.-9-Daten nach DSGVO. GymStack hat dafür bewusst keine Felder. Atteste hinterlegst du mit Einwilligung der Eltern als Dokument in der Akte. Persönliche Daten liegen in der EU (Irland) mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Auskunft nach Art. 15 und Löschung sind eingebaut. Trainer sehen nur ihre Gruppen, nie Finanzen oder Bankdaten.

Beiträge laufen per SEPA-Lastschrift oder Karte, Rechnungen entstehen automatisch. Rücklastschriften werden zum Mahnfall mit Zahllink: Stufe 1 gebührenfrei, Gebühren gesetzlich gedeckelt, Inkasso nur nach deiner Freigabe. Prüfungsgebühren, Verbandsbeitrag oder Aufnahmegebühr mit Anzug legst du als einmalige Tarife oder Kassenartikel an. Barzahlung am Tresen bekommt einen TSE-Beleg, der Tagesabschluss zeigt die Differenz. Ein DSFinV-K-Export ist derzeit noch nicht verfügbar.

Test-Import in Woche 1 mit deinen echten Daten, centgenaue Prüfung gegen die Abbuchungsvorschau, Umstellung in Woche 3–4. Magicline-Exporte liest GymStack direkt ein, andere Systeme per CSV. SEPA-Mandate gelten weiter. Dein Aufwand: rund zwei Stunden. Ein zweiter Standort läuft im selben Login mit eigenen Tarifen und eigener Kasse ohne Aufpreis. Berichte je Standort filtern geht noch nicht.