Yoga Studio Software mit AI Agents

Ein Buchungssystem mit Mitgliederverwaltung speziell für Yoga und Pilates deckt Klassen mit Matten-Zahl, Online-Buchung, Warteliste, Anmeldung zur Probestunde, 10er-Karten, flexible Mitgliedschaften und Drop-ins ab. Dazu gehören Zahlung per SEPA-Lastschrift oder Karte über Stripe, Rechnungsstellung, Teilnehmerlisten für Lehrer:innen, Kursplanung, Terminverwaltung, eigene App für Schüler:innen und Statistik zur Kursauslastung. Jeder fünfte Deutsche praktiziert Yoga, 74 % zu Hause. Dein Studio gewinnt über Erlebnis und Bindung, nicht über den Preis. GymStack liefert diesen Funktionsumfang plus acht Agents, die Anfragen, Warteliste, Mahnwesen und Kundenbindung managen.

Kleine Studios mit einem Raum und Drop-in-Geschäft kommen mit Kurs-Buchungstools wie bookicorn (0–59 €/Monat), kursifant (25–30 €), Momoyoga (0–179 €) oder Terminplanern wie Acuity Scheduling aus. Diese zählen 10er-Karten sauber herunter, bieten aber weder SEPA-Verträge mit Mahnleiter noch TSE-Kasse. Wachsende Studios mit Mitgliedschaften, mehreren Lehrer:innen und Empfang brauchen einen Betriebskern für SEPA-Einzug, Rücklastschriften, Kündigungsbutton, Kasse mit TSE und Steuerberater-Zugang. Größere Studios mit mehreren Räumen oder Standorten benötigen zusätzlich Rollen, Dienstplan und Berichte. GymStack ist genau für diese beiden Gruppen gebaut, wenn dein Studio wächst. Video-on-Demand, PayPal und Honorarabrechnung bietet es nicht.

Vergleichslisten sortieren oft nach Features: Widgets für die Website integrieren, Workflow-Automatisierung, Nutzererfahrung oder Management-Dashboards. Für deinen Studioalltag zählen vor allem drei Punkte: Erstens, ob Buchung, Warteliste und Erinnerungen ohne dein Zutun laufen. Zweitens, ob Verträge, SEPA-Einzug und Mahnwesen rechtssicher sind, inklusive Kündigungsbutton, Laufzeiten und Kasse mit TSE. Drittens, wer antwortet, wenn eine Anfängerin um 21:40 schreibt oder eine Stammschülerin seit drei Wochen fehlt. Gute Software nimmt dir Verwaltungsaufgaben ab, statt neue zu schaffen. Die meisten Tools beherrschen Punkt eins, wenige Punkt zwei und keines Punkt drei. Genau dafür hat GymStack die Agents.

Die Spanne reicht von 0 € (cursio mit 10 % Provision, Momoyoga Free mit 5 % Gebühr, bookicorn Free) über kursifant (25–30 €/Monat) bis zu Eversports (49–229 €/Monat nach Buchungen plus 99 € Einrichtung, Marktplatzgebühr und 20 €/Monat TSE-Kasse). Mindbody bindet laut Bewertungen an Zwölf-Monats-Verträge, US-Suiten wie Arketa oder Momence verlangen Aufschläge auf jede Kartenzahlung. GymStack kostet 199 € netto im Monat bis 500 aktive Mitglieder, inklusive aller acht Agents, App und Kasse, ohne Provision je Buchung und monatlich kündbar. Stand September 2026.

Mitgliedschaften legst du mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Ruhezeit an: monatlich, jährlich oder 2×/Woche. Preisgestaltung und Einstiegsangebote per Angebots-Link bestimmst du selbst. 10er-Karten und Drop-ins sind eigene Tarife, online mit Karte oder SEPA bezahlt oder am Empfang per Terminal. Der Umsatz steht getrennt im Bericht. Ehrlich gesagt: Einen Restpunkte-Zähler, der Karten je Buchung herunterzählt, gibt es noch nicht. Das Abhaken macht dein Team selbst. Mehrfachkarten dürfen laut AG Wuppertal nicht auf ein Jahr befristet werden, die Diskussion über Restguthaben erspart dir GymStack ohne Zähler nicht.

Ja. Schüler:innen buchen und stornieren in der App innerhalb deiner Storno-Frist (Standard zwei Stunden, einstellbar bis sieben Tage). Ist die Klasse voll, landen sie auf der Warteliste und rücken bei einer Absage automatisch nach, inklusive E-Mail. 24 Stunden vorher geht die Erinnerung raus. Wer gebucht war und nicht eingecheckt hat, wird als No-show erfasst, die Quote je Klasse steht im Bericht. Eine automatische No-show-Gebühr zieht GymStack nicht ein.

Jede Lehrerin bekommt einen Zugang mit Rolle: eigene Klassen, Teilnehmerlisten, Anwesenheit am Handy, ohne Finanzen. Serien tragen Lehrer:in, Raum und Zeit. Die Konfliktprüfung blockt Doppelbelegungen, der Dienstplan lässt sich wochenweise kopieren, Qualifikationen wie der Erste-Hilfe-Schein haben ein Ablaufdatum. Meldet sich jemand um 6:10 krank, schreibst du den Gebuchten aus GymStack heraus. Was fehlt: eine Honorarabrechnung je Lehrerin und das Absagen einzelner Termine per Klick. Serien lassen sich deaktivieren oder verschieben.

Partner-Besuche über Urban Sports Club, Wellpass, Hansefit oder Wellhub laufen über eine signierte Schnittstelle in deine Auslastung ein, getrennt von den Check-ins deiner Mitglieder. So siehst du, welche Klasse von Aggregatoren lebt. Die Partnerverträge schließt du weiterhin selbst. Ein Kontingent je Klasse („maximal fünf USC-Plätze“) gibt es nicht. Marktplatz-Reichweite wie bei Eversports oder Mindbody bietet GymStack nicht.

Workshops sind Specials mit Preis: Die Buchung erzeugt automatisch die Rechnung, Wertgutscheine verkaufst du an der Kasse. Firmenyoga läuft als Firmenkunde mit gesponserten Mitgliedern und Sammelrechnung. Ein Yoga Retreat legst du als Special mit einem Preis an. Anzahlung, Raten, Zimmerwahl oder Fragebogen bildet GymStack nicht ab, Ausbildungen mit Modulstruktur ebenfalls nicht.

Gesundheitsangaben sind Art.-9-Daten nach DSGVO: Einwilligung im Online-Abschluss, Atteste in der Mitgliederakte, sichtbar nur für berechtigte Rollen. Gehostet wird in der EU (Irland) mit AVV. Online geschlossene Verträge sind online kündbar (§ 312k BGB) mit Eingangsbestätigung, stillschweigende Verlängerungen laufen mit einem Monat Kündigungsfrist. Die Kasse signiert jeden Beleg über eine Cloud-TSE nach KassenSichV, mit Storno, Lager und Tagesabschluss. Ein DSFinV-K-Export ist derzeit noch nicht verfügbar.

Test-Import in Woche 1 mit deinen echten Daten, centgenaue Prüfung gegen die Abbuchungsvorschau, Umstellung in Woche 3–4. Mitglieder, Verträge mit Laufzeit und Ruhezeiten und offene Posten kommen per CSV mit Spaltenzuordnung, SEPA-Mandate gelten ohne neue Unterschrift weiter. Dein Aufwand: rund zwei Stunden. Das alte System läuft bis zur Umstellung weiter, deine Schüler:innen merken nur die neue App.