EMS Studio Software mit AI Agents

Eine Verwaltungssoftware für dein Termingeschäft: EMS-Training im Studio besteht aus 20-minütigen Trainingseinheiten 1:1 oder 1:2 mit Trainer und Gerät. Die Software muss Termine buchen, Verträge über 12 oder 24 Monate mit Kündigungsfrist und Ruhezeit verwalten, Beiträge per SEPA einziehen und mahnen, Probetrainings anbieten, Kunden und Mitglieder mit Dokumenten managen, kassieren und ein Dashboard mit Auslastung und Umsatz zeigen, intuitiv genug für Trainer zwischen zwei Sessions. Der DSSV zählt 1.269 EMS-Studios in Deutschland mit rund 142 Mitgliedern je Studio und 107 € Durchschnittsbeitrag; jedes Mitglied ist damit 2,3-mal so viel wert wie im klassischen Fitnessstudio. GymStack liefert Buchungssystem und Mitgliederverwaltung plus acht Agents, die Anfragen, Nachfassen und Rücklastschriften selbst bearbeiten.

Du sparst an drei Stellen Zeit. Erstens, neue Kunden zu gewinnen: Leads landen per Buchungslink direkt im Probetraining, statt in WhatsApp unterzugehen. Mia zeigt, welche Anzeige den Umsatz steigert. Zweitens, Abläufe optimieren: Reminders, Warteliste und Nachfassen laufen automatisch, Beiträge kommen per Abonnement und Rücklastschriften klärt Finn. Drittens, Kundenbindung verbessern: Emma sieht, wer vor dem Laufzeitende seltener trainiert, während Sofia Fragen zu Ruhezeit oder Umbuchung sofort beantwortet. Persönliche Beratung und Betreuung bleiben bei dir, weil du den Kopf frei hast. Flexible Tarife legst du selbst fest: 12 Monate, 24 Monate oder monatlich, bezahlbar für 199 € netto inklusive aller Agents und Updates ohne Zusatzkosten. Effizienz heißt hier konkret: Software, die dir zwischen zwei Sessions Zeit zurückgibt.

EMS-Spezial-Tools starten bei 29 € (Trainin) bis 49–79 € (Hubeg, laut GetApp). OptiOffice verlangt 69 €/Monat Basis plus Module: eigene App 999 € plus 15 €/Monat, TSE-Kasse 10 € plus 37 €, SMS 0,12 €. Eversports staffelt 49–229 €/Monat nach Buchungen: 140 Mitglieder mit vier Sessions monatlich landen bei 560 Buchungen im Tarif Accelerate für 119 €. GymStack kostet 199 € netto monatlich bis 500 aktive Mitglieder, alle acht Agents, App und Kasse inklusive, monatlich kündbar. Stand September 2026.

Feste Session-Slots buchen Mitglieder selbst: Du legst den Wochenplan als Slots mit zwei Plätzen an (Dienstag 18:00, Jonas, Gerät 1). Mitglieder buchen und stornieren in der App innerhalb deiner Storno-Frist, bekommen 24 Stunden vorher Erinnerungen und rücken von der Warteliste nach. Individuelle Einzeltermine außerhalb des Slot-Plans trägt dein Team in der Agenda ein, mit Trainer, Gerät, Status und Preis. Probetrainings buchen Interessenten selbst über Leos Buchungslink.

Nur teilweise, und das sagen wir ehrlich: Aufklärungsbogen, Einwilligung und Attest speicherst du als PDF in der Mitgliederakte. Diese Dokumente sehen nur berechtigte Rollen, sicher in der EU mit AVV gehostet. Das NiSV-Zertifikat deiner Trainer:innen steht mit Ablaufdatum im Trainerprofil. Einen digitalen Gesundheitsfragebogen und eine Behandlungsdokumentation je Session und Anlage führt GymStack nicht. Das bleibt bei deiner Gerätesoftware oder deinem Formular.

Nein. miha bodytec, XBody und andere Hersteller bringen ihre eigene Software für Impuls, Programm und Trainingsdaten mit, die parallel weiterläuft. GymStack übernimmt die Verwaltung dahinter: Termine, Verträge, Zahlung, Kundenservice und Marketing. Deine Geräte und Westen kannst du als Anlagen mit Wartungsintervall anlegen; Störungen melden Trainer per QR-Code, Max bündelt sie.

Heimgeräte werben mit Komfort und mehr Flexibilität, doch EMS-Studios bieten das Entscheidende: persönliche Betreuung durch zertifizierte Trainer, Aufklärung zu Kontraindikationen und Tagesanpassung der Impulse. Diese Betreuung ist dein Verkaufsargument und kostet Trainerzeit. Deshalb sollte alles drumherum ohne dich laufen: Anfragen beantworten, Trainingseinheiten buchen, Beiträge einziehen, Kündigungen früh erkennen. Deine EMS-Geräte samt Software bleiben wie gewohnt im Einsatz, GymStack kümmert sich um Kundenservice und Studiobetrieb.

Die Nachricht landet im Posteingang aus WhatsApp, Instagram, Facebook, E-Mail oder Website. Leo entwirft sofort die Antwort mit Buchungslink und der Interessent wählt seinen Probetraining-Slot. Reagiert er 48 Stunden nicht oder fehlt beim Termin, fasst Leo nach. Nach der Session unterschreibt er am Tablet mit Ausweis, IBAN und SEPA-Mandat, Vertrag als PDF per Mail. Auf dem Interessenten-Board siehst du Herkunft, Stufe und Wert jedes Leads. Mia zeigt dir montags die Lead-Kosten aus Google und Meta.

Das Mitglied beantragt die Ruhezeit in der App oder schreibt Sofia, du gibst kurz frei. Deine Studio-Regel bestimmt, ob sich die Laufzeit verlängert und ob eine feste oder prozentuale Ruhegebühr anfällt. Das Attest liegt sicher in der Mitgliederakte und der Einzug pausiert automatisch. Für Kontraindikationen bleibt dein Aufklärungsbogen die Grundlage.

Platzt eine Lastschrift, öffnet Finn am selben Tag den Mahnfall und kontaktiert das Mitglied nach deiner Mahnleiter. Stufe 1 bleibt gebührenfrei mit Zahllink. Liegen neue Bankdaten vor, zieht er neu ein. Gebühren sind gesetzlich gedeckelt, Inkasso schlägt er nur als Vorschlag vor. Verträge erinnern 7 bis 90 Tage vor dem Laufzeitende. Emma bemerkt seltene Besuche und schlägt persönliche Nachrichten oder Angebote vor. Die Online-Kündigung nach § 312k BGB mit Eingangsbestätigung ist integriert.

Wir starten in Woche 1 mit einem Test-Import deiner echten Daten und prüfen centgenau gegen die Abbuchungsvorschau. Die Umstellung folgt in Woche 3–4. Magicline-Exporte lesen wir direkt ein, andere Systeme per CSV mit Spaltenzuordnung, SEPA-Mandate gelten weiter. Dein Aufwand: rund zwei Stunden. Technisch reicht ein Browser. Der Tresen läuft auf iPad, Smartphone oder Laptop, Kartenterminals kommen von Stripe für 39 € je Gerät und Monat. Studios mit freier Softwarewahl wechseln problemlos, feste Franchise-Zentralsoftware ist ausgenommen.