Boutique Fitness Software mit AI Agents

Boutique-Studios verkaufen Erlebnisse in Classes wie Indoor Cycling, Reformer Pilates, HIIT oder Barre mit starker Marke und 25–35 € je Class statt 29,90 € Flatrate. Laut DSSV gibt es 2.443 solcher Special-Interest-Anlagen in Deutschland mit rund 80 € Durchschnittsbeitrag und knapp 200 Mitgliedern je Studio. Klassische Gym Management Software denkt in Zutritt und Flatrate. The boutique fitness industry lebt von Member Experience: Kapazität je Class, Warteliste, Class-Packs, Storno-Fristen und einer Member App, in der deine Marke sichtbar bleibt.

Du brauchst Classes mit Platzzahl, Storno-Frist und automatischem Nachrücken sowie Memberships, Class-Packs und Intro-Angebote in einem Billing. Unverzichtbar sind Payment per SEPA, Karte und Apple Pay, Mobile App zum Buchen und Einchecken, Retail-Kasse mit TSE, Reporting nach Class, Coach und Tarif sowie ein Posteingang für Instagram und WhatsApp mit Retention Tools. Wodify, Zipper und Zen Planner werben mit „software that helps your fitness business grow“. GymStack bietet diese All-in-one Platform für Boutique Fitness Studios, samt acht Agents für Leads, Warteliste, Mahnwesen und Kundenbindung.

Fitness Studio Management Software wie Magicline oder Virtuagym ist für Ketten und Geräteflächen gedacht: Zutritt, Flatrate, Trainingspläne. Boutique Fitness Software wie bsport, Glofox oder Mariana Tek konzentriert sich auf Classes, Spots und Marke, bringt aber oft USD-Preise, Jahresverträge und keine deutsche Kasse mit. GymStack verbindet beides für Studio Owners im DACH-Raum: Kursplan mit Kapazität und Warteliste, Memberships und Packs, SEPA und TSE sowie Member App. Agents lassen your members nicht warten: Leo antwortet auf Instagram, Emma sieht, wer seltener kommt, Otto legt Classes nach Nachfrage. Was fehlt: Bike-Wahl per Floorplan und Video-on-Demand.

US-Suiten starten bei 99 $ pro Standort (Mindbody „Starter“ ab 99 €, Glofox „ab 99 $“). Reale Kosten liegen mit Add-ons, Branded App und Transaktionsaufschlägen (Arketa 3 %, Momence 2,5–5 % laut Nutzerberichten) deutlich höher. bsport und Mindbody binden an Zwölf-Monats-Verträge. Eversports staffelt 49–229 €/Monat nach Buchungen plus 99 € Setup und 20 €/Monat TSE. Magicline verlangt für die Branded App 349 €/Monat. GymStack: 199 € netto pro Monat bis 500 aktive Mitglieder, alle acht Agents, Member App und Kasse inklusive, monatlich kündbar. Stand September 2026.

Jede Class hat eine feste Platzzahl. Kund:innen buchen und stornieren in der Member App innerhalb deiner Storno-Frist (Standard zwei Stunden, einstellbar bis sieben Tage). Ist die Class voll, landen sie auf der Warteliste und rücken bei einer Absage automatisch nach, inklusive Benachrichtigung. 24 Stunden vorher geht eine Erinnerung raus. Wer gebucht war und nicht eincheckt, wird als No-show erfasst; die No-show-Quote je Class steht im Bericht. Eine automatische Late-Cancel-Gebühr zieht GymStack nicht ein, das buchst du heute manuell oder über deinen Tarif.

Ja. Unlimited und Off-Peak legst du als monatlich kündbare Memberships an, 10er-Packs als eigenen Tarif und Intro-Angebote per Angebots-Link oder Rabattcode. Alles lässt sich online und am Tresen verkaufen, getrennt im Bericht. Ehrlich: Einen Restcredit-Zähler, der Packs herunterzählt und vor Ablauf erinnert, gibt es noch nicht. Das Abhaken erledigt dein Team heute selbst.

Die Member App ist in jedem Tarif enthalten: Classes buchen und stornieren, Warteliste, Vertrag, Rechnungen, Check-in-Code und Ruhezeiten laufen per Anmeldelink ohne Passwort auf jedem Smartphone. Auf Wunsch veröffentlichen wir sie unter deinem Studionamen in den Stores: 450 € je App und Monat. Community-Features wie Feed, Playlists oder Instructor-Follower gibt es nicht.

Die DM landet im Posteingang. Leo liest sie, entwirft die Antwort mit persönlichem Buchungslink für die Anfänger-Class und wartet auf dein Go oder sendet direkt, wenn du das so einstellst. Die Interessentin wählt ihren Slot. Reagiert sie 48 Stunden nicht, fasst Leo einmal nach, ebenso bei Nichterscheinen. Nach dem Probetraining schließt sie online oder am Tablet Unlimited, Off-Peak oder Intro per SEPA-Mandat oder Karte ab. Ihre Karte wandert auf deinem Interessenten-Board bis „Mitglied“.

Aggregator-Besuche laufen über eine signierte Schnittstelle in deine Auslastung ein, getrennt von Check-ins eigener Mitglieder. So siehst du je Class genau, wie viel Umsatz von USC oder Wellpass kommt und wie viel von Unlimited. Ein Kontingent je Class („maximal sechs USC-Plätze um 18:30“) gibt es nicht. Partnerverträge mit Aggregatoren schließt du weiterhin selbst.

Hosting in der EU (Irland) mit Auftragsverarbeitungsvertrag; Gesundheitsdaten nur mit Einwilligung nach Art. 9 DSGVO. Die Kasse signiert Belege per Cloud-TSE nach KassenSichV, inklusive Storno, Lagerbestand und Tagesabschluss mit Differenz-Begründung. Kartenzahlung läuft über ein Stripe-Terminal (39 € je Gerät und Monat). Ein DSFinV-K-Export ist noch nicht verfügbar.

Deine Mitglieder sehen nur die neue App, sonst nichts. Wir begleiten den Wechsel: Test-Import in Woche 1 mit echten Daten, centgenaue Prüfung gegen die Abbuchungsvorschau und Umstellung in Woche 3–4 ohne Unterbrechung. SEPA-Mandate gelten weiter, Memberships und Packs werden übernommen. Dein Aufwand: rund zwei Stunden. Das alte System läuft bis dahin weiter.