Fitnessstudio Software für mehrere Standorte mit AI Agents

Die Verwaltungssoftware für Fitnessstudios behandelt die Kette als eine Organisation statt als sechs Instanzen: Eine Mitgliederverwaltung führt jedes Mitglied genau einmal. Tarife sind einem oder mehreren Standorten zugeordnet. Hinzu kommen ein Online-Abschluss mit Standortwahl, ein Mahnwesen mit einer Mahnleiter und Kassen mit TSE je Standort, deren Tagesabschlüsse in der Zentrale landen. Das Reporting kommt montags automatisch per Mail. Zentrale Verwaltung heißt bei GymStack außerdem: Acht AI Agents beantworten Anfragen, klären Rücklastschriften und melden Kündigungsrisiken. Die Standortleitung gibt alles frei, statt selbst zu tippen. So werden Studioverwaltung und die täglichen Abläufe über alle Studios vergleichbar, ohne dass jede Filiale ihre eigene Wahrheit pflegt.

Ja. Du legst Standorte in einer Organisation an und ordnest ihnen Tarife, Kassen sowie Tresen-Geräte zu. Im Online-Abschluss wählt das Mitglied seinen Standort. Alle Standorte teilen sich ein Dashboard, ein Login, eine Mitgliederdatenbank und ein CRM für Interessenten. Ein Mitglied hat einen Vertrag sowie ein SEPA-Mandat und darf überall einchecken. Eine Mitgliedschaft „Premium – alle Standorte“ ist einfach ein Tarif, der allen Studios zugeordnet ist. Ehrlich dazu: Berichte und Kursplan lassen sich heute nicht je Standort filtern, und Rechte gelten je Rolle, nicht je Standort. Wer je Franchisenehmer strikt getrennte Daten braucht, nutzt je Gesellschaft einen eigenen Mandanten und schaltet in einem Login um. Das läuft dann ohne gemeinsames Dashboard über Mandanten hinweg.

Drei Muster im Fitnessmarkt: Pakete je Studio nach Mitgliederzahl (Magicline: MySports Member Platform 149 € und Branded App 349 € monatlich extra, Partnerintegration je 39 €, kein Wechsel in ein kleineres Paket), Softwarelösungen mit Preis auf Anfrage (ClubPlanner, Virtuagym, flexybox, Mindbody, oft mit Quartals-Vorauszahlung) und Preise nach Gesamtmitgliedern. GymStack rechnet nach Gesamtmitgliedern über alle Standorte ab: 199 € netto im Monat bis 500 aktive Mitglieder, 299 € bis 1.000, 449 € bis 2.500, 699 € bis 5.000, 999 € bis 10.000 und 1.999 € bis 25.000. Alle acht Agents, alle Rollen, Member-App und Kasse sind in jedem Tarif enthalten. Extra kosten nur das Kartenterminal mit 39 € je Gerät und die Branded App für deine Markenidentität mit 450 € je App und Monat. Bei sechs Standorten sind das 2.700 € und damit mehr als die Pauschale von Magicline, das sagen wir offen. Monatlich kündbar, Jahreszahlung spart 10 %.

Weil sich Pakete je Studio, Zusatzmodule und Preiserhöhungen bei mehreren Standorten schnell summieren. Die Preisseite nennt „übergreifendes Standortmanagement auf Anfrage“, verlangt Member Platform und Branded App als Extras und schließt den Wechsel in ein kleineres Paket aus. Nutzer auf Plattformen wie Capterra beschreiben die Software als „extrem komplex und unübersichtlich“. 2024 kündigte der DSSV seine Rahmenvereinbarung wegen „Produktumstellung und Preiserhöhung“. Das belegt die Preispolitik, nicht heutige Preise. Eine Magicline Alternative für Ketten braucht daher drei Dinge: einen Preis über alle Standorte, Member-App und Kasse inklusive sowie Updates ohne Paketwechsel. GymStack liest den Export direkt ein: Test-Import in Woche 1, Umstellung in Woche 3–4, ganz ohne neue SEPA-Mandate.

Mitgliedsbeiträge laufen per SEPA-Lastschrift wiederkehrend über Stripe mit einem Mandat je Mitglied. Zahlungsinformationen liegen bei Stripe statt in einer Excel-Tabelle. Der Online-Abschluss umfasst Widerruf und Mandat für jeden Standort einheitlich, Online-Zahlungen per Zahllink sind möglich. Jeder Standort führt seine Kasse mit TSE: Kassensitzung mit Anfangsbestand, Einlagen, Entnahmen, begründeter Differenz und Belegen nach § 6 KassenSichV. Das Kartenterminal kostet 39 € je Gerät. Die Abrechnung landet monatlich als DATEV-Buchungsstapel bei deinem Steuerberater, der einen eigenen Zugang für DATEV und Zahlungen bekommt. Das Mahnwesen übernimmt Finn zentral: Die erste Erinnerung erfolgt gebührenfrei per Zahllink, ab Stufe 2 gibt es einen täglichen Sammel-Mahnlauf zur Freigabe. Die Mahngebühr liegt bei maximal 3 € auf Brief-Stufen, Fremdkosten für Rücklastschriften bei maximal 6 €, Inkasso erfordert deine Admin-Freigabe. Ratenpläne, andere Zahlungssysteme als Stripe und einen DSFinV-K-Export gibt es heute nicht.

Das steuerst du über Rollen: Owner und Admin sehen alles. Staff arbeitet in der Ansicht „Mein Tag“ ohne Statistiken und Einstellungen. Trainer sehen Kurse, Trainingspläne und Teilnehmer, aber keine Finanzen. Dein Steuerberater sieht nur DATEV-Export und Zahlungen. Alle Mitarbeiter und Personal Trainer sind im Preis enthalten, unabhängig von der Studioanzahl. Personal Training läuft als 1:1-Termin mit Trainer und Raum. Wichtig: Rechte gelten heute je Rolle für die ganze Organisation. Eine Standortleiter-Rolle, die nur ihren Standort sieht, gibt es nicht. Franchisenehmer mit getrennten Daten erhalten einen eigenen Mandanten. Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung gehören nicht zur Software.

Du erhältst eine Kundenverwaltung mit Interessenten-Board: Herkunft, Wunschstandort, nächster Schritt und Wiedervorlage statt Notizen im privaten Handy. Leo antwortet auf Instagram-, WhatsApp-, Facebook- und E-Mail-Anfragen direkt. Er fragt nach dem Wunschstandort, schlägt dort Probetrainings vor und fasst nach 48 Stunden oder nach einem No-show nach. Ein automatisches Geo-Routing nach Postleitzahl gibt es nicht, Leo fragt einfach nach. Emma übernimmt Retention über alle Standorte: Sie prüft Check-ins und schlägt Nachrichten oder Tresen-Aufgaben vor. Mia liest Kampagnenkosten aus euren Werbekonten und schlägt Budget-Umverteilungen vor. Das ist Marketing-Automatisierung mit Freigabe statt Autopilot. Jeder Vorschlag braucht zwei Klicks, nichts geht ohne Freigabe raus. Wechselt eine Standortleitung, bleibt alles in der Mitgliederakte: Nachrichten, Dokumente, Zahlungen und Check-ins.

Ein neuer Standort in deiner Organisation braucht nur wenige Tage: Standort anlegen, bestehende Tarife, Mahntexte und Vertragstexte gelten sofort. Kasse und Tresen-Gerät zuordnen, Kursserien mit Raum und Trainer anlegen, Standort im Online-Abschluss freischalten. Der Vorverkauf läuft über denselben Funnel wie in den anderen Studios. Skalierung im zentralen System statt neuer Instanzen. Einen Klon-Button für Standorte gibt es nicht, die Einrichtung ist manuell. Der Wechsel der Kette läuft mit persönlichem Support: Test-Import in Woche 1, Umstellung in Woche 3–4, Magicline direkt, andere Systeme per CSV. Bestehende SEPA-Mandate bleiben gültig. Check-in-Historien anderer Systeme werden nicht übernommen. Du kannst mit einem Standort starten und die anderen nachziehen.

GymStack wird in der EU in Irland gehostet, und der Auftragsverarbeitungsvertrag ist in jedem Tarif enthalten. Je Gesellschaft kannst du einen eigenen Mandanten anlegen. Wenn ihr in einer Franchise-Struktur gemeinsam Zwecke und Mittel bestimmt, wie eine gemeinsame Kundendatenbank oder zentrales Marketing, seid ihr nach Art. 26 DSGVO gemeinsam verantwortlich. Dafür braucht ihr eine Vereinbarung zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer. Diesen Vertrag liefert GymStack nicht, das klärt die Kette mit ihren Datenschutzbeauftragten. In der Software unterstützen euch klare Rollen, der Steuerberater-Zugang und eine lückenlose Mitgliederakte für Nachrichten und Dokumente.

Du erhältst 20 Standard-Berichte mit Vergleichszeitraum für Neuzugänge, Kündigungen, Umsatz nach Tarif, Zahlungsarten, Zahlungsprobleme und Monatsabschluss als PDF oder Tabelle. Sie gehen montags per Zeitplan an Zentrale oder Franchisegeber. Klara liefert den Wochenbericht mit Beitragseingang, offenen Posten und Rücklastschriften. Kassenabschlüsse kommen je Kasse gebündelt statt als sechs Dashboards. Ehrlich gesagt: Einen Filter „Umsatz je Standort“ gibt es nicht. Wer Tarife und Kassen je Standort anlegt, liest die Zahlen aus „Umsatz nach Tarif“ und den Kassenabschlüssen ab. Eine Franchise-Gebührenberechnung oder ein Franchisegeber-Portal gibt es nicht. Die Berichte liefern die Zahlen, abrechnen müsst ihr selbst.

Digitalisierung bedeutet für Ketten einheitliche Prozesse ohne Schulung je Studio: Online-Abschluss rund um die Uhr, Kursplanung und Terminplanung mit Kursbuchungen und Wartelisten in der Mitglieder-App samt Push-Benachrichtigungen, QR-Codes für den Check-in sowie automatische Zahlungen und Mahnungen. Hinzu kommt Reporting ohne manuelle Exporte und AI Agents, die Routineaufgaben vorbereiten. Laut DSSV gibt es 3.002 Kettenanlagen mit 61,4 % aller Mitglieder; der wirtschaftliche Druck entsteht durch den Preiskampf bei Ø 40,54 € Monatsbeitrag. GymStack deckt Mitgliederverwaltung, Vertragsmanagement, Kurs, Buchung, Zahlung, Kasse, CRM, Dienstplan und Reporting ab. Was nicht enthalten ist: Zutrittssteuerung für Drehkreuze (dafür gibt es GymAccess als eigenes Produkt), Standortfilter in Berichten, Rechte je Standort, Zeiterfassung und ein Franchise-Modul. Das sagen wir vor dem Vertrag, nicht danach.