Die ClubPlanner Alternative: eine Plattform statt zwei Systeme

ClubPlanner ist ein Vertriebs- und Bindungswerkzeug für Fitnessclubs. Es stammt aus den Niederlanden und hat eine deutsche GmbH in Oberhausen. ClubPlanner nennt sich selbst „DAS Salestool für Fitness- & Gesundheitsclubs“ und arbeitet inzwischen mit KI-Agents: Ein Verkaufs-Assistent auf deiner Website bucht rund um die Uhr Termine, ein Retention Coach fragt per WhatsApp nach, wenn ein Mitglied eine Woche nicht trainiert hat. Bei der Software-Wahl sieht auf dem Papier deshalb vieles ähnlich aus.

Der Unterschied liegt darin, was ClubPlanner nicht ist: deine Studioverwaltung. Die Mitgliederverwaltung bindet ClubPlanner über Partner-Software an, etwa Magicline oder Sportbit. Einen eigenen Beitragseinzug beschreibt ClubPlanner nicht. Du arbeitest also mit zwei Systemen und einer Schnittstelle dazwischen. GymStack ist eine Plattform für alles: Mitglieder, Verträge, SEPA-Abrechnung, Kasse und acht AI Agents, die Anfragen, Beiträge, Mahnungen, Kündigungsrisiken, Kampagnen und Mitgliederfragen bearbeiten. Mit öffentlichen Preisen und Servern in der EU.

Recherchestand: Oktober 2026. Gemeint ist ClubPlanner von clubplanner.com. Alle Angaben dazu stammen von den Seiten des Anbieters, die Quellen stehen unter dem Schnellvergleich.

Kurzüberblick: Was sind GymStack und ClubPlanner?

ClubPlanner ist eine webbasierte Software für Vertrieb und Mitgliederbindung in Fitness- und Gesundheitsclubs. Sie bildet den Weg „vom Lead bis zum Mitglied“ ab: eine Pipeline für alle Leads, automatisches Nachfassen, Kampagnen per E-Mail und WhatsApp, Workflows, Personalplanung und Auswertungen je Standort. Dazu kommen zwei KI-Agents, ein Verkaufs-Assistent und ein Retention Coach. Laut Anbieter arbeiten 700 Clubs mit ClubPlanner. Die Mitgliederverwaltung kommt über angebundene Partner-Software. Preise veröffentlicht ClubPlanner nicht, es gibt vier Pakete von Starter bis Ultimate.

GymStack ist eine Studio-Plattform für Betreiber im DACH-Raum, die nicht von dir bedient wird, sondern von AI Agents, die selbst arbeiten. Mitglieder, Verträge, SEPA-Abrechnung, Kasse mit TSE und DATEV-Export laufen im selben System wie die Agents. Leo begleitet Anfragen vom ersten Kontakt über das Probetraining bis zum Vertrag. Mia steuert Google Ads, Meta Ads und E-Mail-Kampagnen mit Budget-Vorschlägen, die du freigibst. Emma erkennt kündigungsgefährdete Mitglieder, bevor sie kündigen, und holt sie zurück. Finn zieht Beiträge per SEPA ein und führt das Mahnwesen bis zum Inkasso-Dossier. Sofia beantwortet Mitgliederfragen per WhatsApp und E-Mail, rund um die Uhr. GymStack ist in der EU gehostet und wird beim Wechsel begleitet eingerichtet.

GymStack vs. ClubPlanner: Der direkte Vergleich

Zwei Systeme oder eine Plattform?

ClubPlanner deckt Vertrieb und Bindung ab. Für Mitglieder, Verträge und Beiträge bringt ClubPlanner eine Schnittstelle mit: Im Paketvergleich steht die „Verknüpfung mit Mitgliederverwaltung“, und als Partner führt ClubPlanner Verwaltungssoftware wie Magicline oder Sportbit. Sogar Virtuagym lässt sich anbinden. Das funktioniert. Aber du bezahlst und pflegst zwei Systeme, und jede Information muss über die Schnittstelle vom einen ins andere.

Bei GymStack gibt es diese Grenze nicht. Leo bucht das Probetraining, der Vertrag entsteht im selben System, Finn zieht die Beiträge ein, und Emma achtet auf die Besuche. Kasse mit TSE und DATEV-Export gehören ebenfalls dazu. Du hast eine Software und eine Stelle, an der alle Zahlen stehen.

Vertrieb: Wo ClubPlanner stark ist

Vertrieb ist der Kern von ClubPlanner, und das merkt man. Alle Leads landen in einer Pipeline, Aufgaben gehen automatisch an dein Vertriebsteam, und du siehst die Ergebnisse nach Mitarbeiter, Quelle und Standort. Der KI-Verkaufs-Assistent sitzt als Widget auf deiner Website, ist rund um die Uhr im Einsatz und bucht Termine direkt in den Clubkalender. Interessenten ohne Termin fasst er automatisch per WhatsApp nach.

Bei GymStack übernimmt Leo diesen Job: Er antwortet sofort per E-Mail oder WhatsApp, vereinbart Probetrainings und fasst nach, bis aus dem Interessenten ein Mitglied geworden ist. Der Unterschied liegt davor und danach. Davor füllt Mia die Pipeline: Sie erstellt Anzeigen für Google und Meta, testet Varianten und schlägt Budget vor, das du freigibst. ClubPlanner beschreibt keine eigene Anzeigensteuerung und führt für die Leadgenerierung Partneragenturen. Danach entsteht der Vertrag im selben System, ohne Übergabe an eine zweite Software.

Mitgliederbindung: Retention Coach oder Emma?

Auch bei der Bindung arbeitet ClubPlanner mit KI. Der Retention Coach erkennt Mitglieder mit Kündigungsrisiko und fasst automatisch nach, auch per WhatsApp: Wer eine Woche nicht trainiert hat, wird gefragt, ob er wiederkommen möchte, und bekommt gleich einen Termin. Dazu kommen Kampagnen, die bei Inaktivität oder sinkender Besuchshäufigkeit starten, und Berichte zur Kampagnenleistung.

Emma bewertet das Risiko aus mehreren Signalen: Abstand zum letzten Check-in, Einbruch der Trainingsfrequenz, offene Mahnfälle und Kündigungsfenster. Die letzten beiden stehen in Abrechnung und Vertrag, und die liegen bei GymStack im selben System. Außerdem misst Emma ihre Wirkung: Eine feste Kontrollgruppe von 20 % bekommt keine Rückhol-Nachrichten, die Kündigungsquote wird jeden Monat festgeschrieben. So siehst du, ob Emma Kündigungen wirklich senkt. Mehr dazu im Ratgeber Mitgliederbindung.

Abrechnung im DACH-Raum: SEPA, Rücklastschriften, Mahnstufen

ClubPlanner kann Routineaufgaben wie E-Mails, Mahnungen und Anrufe als Workflow automatisieren. Den Beitragseinzug selbst, SEPA-Lastschriften und Rücklastschriften beschreibt ClubPlanner auf seinen Seiten nicht. Das bleibt Sache der angebundenen Verwaltungssoftware.

GymStack ist genau dafür gebaut. Finn zieht Beiträge per SEPA-Lastschrift ein, klärt Rücklastschriften und mahnt in Stufen, freundlich in der ersten und konsequent in der letzten. Offene Beiträge laufen automatisch bis zur Übergabe ans Inkasso. Beim Wechsel bleiben bestehende SEPA-Mandate gültig.

Beim Datenschutz beschreibt ClubPlanner seine Plattform als DSGVO-konform. GymStack hostet in der EU (Irland), der Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive.

Preise: Was du bei welcher Größe zahlst

ClubPlanner veröffentlicht keine Preise. Es gibt vier Pakete, Starter, Basis, Professional und Ultimate. Sie unterscheiden sich unter anderem bei der Zahl der Nachrichtenformate: eins im Starter-Paket, fünf im Basis-Paket, unbegrenzt in Professional und Ultimate. Für ein Angebot buchst du eine Beratung. Dazu kommt die Verwaltungssoftware, an die ClubPlanner angebunden wird.

GymStack veröffentlicht seine Preise:

Der Preis gilt für alle Standorte zusammen, nie je Standort. Alle acht Agents sind in jeder Stufe enthalten, bei jährlicher Zahlung sparst du 10 %. Das Monatsabo kannst du jederzeit zum Monatsende kündigen.

Und der Lizenzpreis ist nur die halbe Rechnung. Bei GymStack ersetzt eine Plattform zwei Systeme, und die Agents erledigen Anzeigen, Beitragseinzug und Mahnwesen, für die du sonst eine Agentur oder Zeit im Team brauchst.

Wo ClubPlanner stark ist – und wo es aufhört

ClubPlanner ist ein ausgereiftes Vertriebswerkzeug: Pipeline, Auswertungen nach Mitarbeiter, Quelle und Standort, Personalplanung, KI-Agents für Verkauf und Bindung und eine Steuerung für 2 bis 200 Clubs. Laut Anbieter vertrauen Kunden in ganz Europa ClubPlanner seit 15 Jahren.

Für ein Studio im DACH-Raum hört ClubPlanner aber dort auf, wo die Verwaltung anfängt: Mitglieder, Verträge und Beiträge laufen in einer zweiten Software, eine eigene Anzeigensteuerung beschreibt ClubPlanner nicht, und Preise veröffentlicht ClubPlanner nicht. Genau diese Lücken schließt GymStack.

Fazit: GymStack ist die bessere ClubPlanner Alternative

ClubPlanner macht deinen Vertrieb schneller. GymStack führt dein ganzes Studio. Statt ein Vertriebswerkzeug an eine Verwaltung anzuschließen, bekommst du eine Plattform: Mitglieder, Verträge, SEPA-Abrechnung und Kasse, dazu acht Agents, die Anfragen, Beiträge, Mahnungen, Kündigungsrisiken, Kampagnen und Mitgliederfragen erledigen. Mit Servern in der EU und einem öffentlichen Preis, der alle Standorte einschließt.

Buch dir ein kostenloses Erstgespräch und bring die Exporte aus ClubPlanner und deiner Verwaltungssoftware mit. Der Wechsel läuft begleitet und ohne separate Migrationsgebühr: Test-Import in Woche 1, Umstellung in Woche 3–4, bestehende SEPA-Mandate bleiben gültig.