Die Virtuagym Alternative: Agents statt Module

Virtuagym ist eine Studiosoftware mit starker Coaching-App. Dazu kommen ein Mahnmodul, E-Mail-Strecken über Mailchimp, eine Lead-Übersicht und ein Health Score für Kündigungsrisiken. Bei der Software-Wahl sieht auf dem Papier deshalb vieles ähnlich aus.

Der Unterschied liegt darin, wer die Arbeit macht. Bei Virtuagym stellst du Module zusammen und richtest jedes selbst ein: Mahnintervalle, Mailchimp-Strecken, Follow-up-Aufgaben. Anfragen beantworten und abspringende Mitglieder ansprechen bleibt bei deinem Team. Bei GymStack übernehmen acht AI Agents die Arbeit: Anfragen, Beiträge, Mahnungen, Kündigungsrisiken, Kampagnen und Mitgliederfragen. Alle acht sind in jeder Stufe enthalten, zu einem Preis, den du vorher kennst.

Recherchestand: Oktober 2026. Alle Angaben zu Virtuagym stammen von den Seiten des Anbieters, die Quellen stehen unter dem Schnellvergleich.

Kurzüberblick: Was sind GymStack und Virtuagym?

Virtuagym bietet Mitgliederverwaltung, Kursbuchung, Zugangssystem, Zahlungen und Multi-Club-Verwaltung, dazu Trainings- und Ernährungscoaching in einer App unter deinem Branding. Mit MAX AI Coach erstellen Trainer per KI Trainingspläne. Mahnwesen, Marketing und Retention laufen über eigene Bausteine: das Mahnmodul AutoCollect, die Mailchimp-Anbindung und den Retention Planner. Eine Preisliste für Deutschland gibt es nicht.

GymStack ist eine Studio-Plattform für Betreiber im DACH-Raum, die nicht von dir bedient wird, sondern von AI Agents, die selbst arbeiten. Der Lead Agent beantwortet Anfragen und bucht Probetrainings. Der Billing Agent zieht Beiträge per SEPA ein, klärt Rücklastschriften und mahnt in Stufen bis zum Inkasso-Dossier. Der Retention Agent erkennt kündigungsgefährdete Mitglieder und holt sie zurück. Der Support Agent beantwortet Mitgliederfragen per WhatsApp und E-Mail, rund um die Uhr. Der Marketing Agent steuert Google Ads, Meta Ads und E-Mail-Kampagnen mit Budget-Vorschlägen, die du freigibst. Mit GymStack Member und GymStack Coach sind auch Trainings-App und Coaching dabei, gehostet wird in der EU.

GymStack vs. Virtuagym: Der direkte Vergleich

Anfragen: Follow-up-Aufgabe oder Antwort?

Virtuagym bündelt Interessenten in einer Lead-Übersicht. Notizen vom Anmeldeformular bis zur Einschätzung liegen an einem Ort, Follow-up-Aufgaben behältst du im Blick. Über die Mailchimp-Anbindung schickst du automatisierte E-Mail-Strecken an Interessenten. Das ist ordentlich organisiert. Aber die Follow-up-Aufgabe muss jemand erledigen, und die Mailchimp-Strecke baust du selbst.

Bei GymStack arbeitet Leo am einzelnen Fall. Er beantwortet die Anfrage, schickt den Link zum Probetraining und fasst nach 48 Stunden einmal nach, auch bei Nichterscheinen. Kein Lead bleibt liegen, weil gerade niemand am Empfang Zeit hatte. Mia sorgt dafür, dass Anfragen überhaupt reinkommen: Sie schlägt Werbebudgets für Google und Meta vor und plant Kampagnen, die du freigibst.

Offene Beiträge: Mahnmodul oder Finn?

Virtuagym kann SEPA auf zwei Wegen: Offline lädst du die SEPA-Datei herunter und lädst sie selbst ins Portal deiner Bank, Online läuft der Einzug über Mollie. Für automatisches Mahnwesen brauchst du AutoCollect. Das Modul verschickt anpassbare E-Mail-Erinnerungen in festgelegten Abständen und kann Strafgebühren aufschlagen, laut Virtuagym nur, wenn Virtuagym Pay und das Mahnmodul beide aktiviert sind. Für den Schritt zum Inkasso lädst du einen Export herunter; Integrationen mit Inkassounternehmen kündigt Virtuagym als „bald verfügbar“ an.

GymStack hat das eingebaut, in jeder Stufe. Finn zieht Beiträge per SEPA-Lastschrift ein und klärt Rücklastschriften. Die erste Erinnerung geht gebührenfrei mit Zahllink raus, danach folgt der Mahnlauf mit deiner Freigabe, bis zum fertigen Inkasso-Dossier. Laufzeiten, Verlängerung und Kündigungsfristen folgen deutschem Recht. Wie gute Mahnstufen aussehen, steht im Ratgeber zum Mahnwesen.

Kündigungsrisiko: Score anzeigen oder handeln?

Virtuagyms Retention Planner berechnet einen Customer Health Score aus Check-in-Häufigkeit, Kursbesuchen und kommenden Buchungen. Er zeigt dir, wer abspringen könnte. Für die Ansprache gibt Virtuagym dir Werkzeuge: eine Online-Community, Massen- und Segmentnachrichten, Challenges mit Belohnungen.

Emma geht den nächsten Schritt selbst. Sie erkennt das Risiko aus Besuchen, Buchungen, offenen Beiträgen und dem Kündigungsfenster, weil Abrechnung und Vertrag im selben System liegen, und meldet sich mit einer persönlichen Nachricht, bevor jemand kündigt. Ein Rabatt kommt nur als letzte Stufe. Und weil eine feste Kontrollgruppe keine Rückhol-Nachrichten bekommt, siehst du jeden Monat an der Kündigungsquote, was Emma wirklich bewirkt.

Training und Coaching: Was Virtuagym kann und was GymStack mitbringt

Beim Coaching ist Virtuagym stark. Trainer erstellen Trainingspläne, mit MAX AI Coach auch per KI, und Ernährungspläne aus einer Lebensmitteldatenbank mit 9 Millionen Produkten samt Barcode-Scanner. Alles läuft in einer App unter deinem Branding.

GymStack bringt dafür zwei eigene Apps mit, ohne Aufpreis für die Mitglieder-App. GymStack Coach gibt deinen Trainern Programme mit Vorlagen, eine Kundenakte und einen privaten Chat für den Formcheck. GymStack Member hat den Trainingslogger, Ernährung mit Makro-Zielen und das Journal, dazu Kurse, Vertrag und Zahlungen. Der Unterschied: Bei GymStack sind die Coaching-Kunden zugleich deine Mitglieder, mit Vertrag, Kursen und Check-in in derselben Akte.

Preise: Module auf Anfrage oder ein Preis für alles

Eine Preisliste für Deutschland gibt es bei Virtuagym nicht. Aus Deutschland aufgerufen leitet die Preisseite auf ein Formular für Demo und Preise weiter. Auf seiner deutschen Seite zu fairen Preisen verspricht Virtuagym „keine Zwangs-Module“: Du zahlst die Module, die du brauchst. Für das Mahnwesen heißt das zum Beispiel Virtuagym Pay plus Mahnmodul.

Bei GymStack gibt es keine Module. Alle acht Agents und derselbe Funktionsumfang sind in jeder Stufe enthalten. Du zahlst nach der Gesamtzahl aktiver Mitglieder über alle Standorte:

Bei jährlicher Zahlung sparst du 10 %. Jeder weitere Standort ist inklusive, eine separate Migrationsgebühr gibt es nicht. Alle Details stehen auf der Preisseite.

Rechenbeispiel mit angenommenen Werten, keine Zusage: Zehn Stunden weniger Mahnen, Nachfassen und Antworten im Monat sind bei angesetzten 30€ je Stunde 300€ wert. Das ist mehr als die 199€, die GymStack bis 500 aktive Mitglieder kostet. Genau diese Arbeit übernehmen die Agents.

Wo Virtuagym stark ist – und wo es aufhört

Virtuagym ist stark im Coaching: Trainings- und Ernährungspläne, eine große Lebensmitteldatenbank, KI-Trainingspläne und eine App in deinem Branding. Mit Multi-Club-Verwaltung und Zugangssystem deckt Virtuagym auch Ketten ab.

Im Backoffice hört Virtuagym bei den Werkzeugen auf. Das Mahnwesen ist ein eigenes Modul, die Inkasso-Anbindung nur angekündigt. Leads werden zu Aufgaben für dein Team, Kündigungsrisiken zu einem Score, und Marketing läuft über Mailchimp. Anfragen beantworten und Abspringer zurückholen bleibt bei dir. Genau diese Lücke schließt GymStack.

Was Kunden auf Capterra an Virtuagym kritisieren

Auf Capterra hat Virtuagym 3,8 von 5 Sternen aus 265 Bewertungen. Capterras eigene Auswertung zeigt, wo es hakt: Von 24 Bewertungen zur Kündigung sind 96 % negativ, von 40 zu technischen Problemen 98 % und von 42 zu den Preisen 60 % (Stand: 28.10.2026).

Während des Verkaufsprozesses war das Team sehr schnell, freundlich und hilfsbereit. Nach dem Kauf und bei der Einrichtung der Software änderte sich dieser Eindruck jedoch deutlich.

— Joerg, Personal Trainer Coach, Deutschland, Capterra, 17.6.2026, 2 von 5 Sternen

They offered a free 3-week onboarding period, but it ended up taking 3 months.

— Eimantas, Wellness Coach, Irland, Capterra, 6.7.2024, 1 von 5 Sternen

a pesar de que no funciona bien estás atado un año a pagarles

— Miguel, Personal Trainer (Entrenador personal), Spanien, Capterra, 2.1.2025, 1 von 5 Sternen. Sinngemäß: Obwohl es nicht gut funktioniert, bist du ein Jahr ans Zahlen gebunden.

So macht es GymStack: Der Test-Import läuft in Woche 1, die Umstellung in Woche 3–4, und ein Solutions Engineer begleitet dich dabei. Alle Preise stehen öffentlich auf der Preisseite, und das Monatsabo ist jederzeit zum Monatsende kündbar.

Fazit: GymStack ist die bessere Virtuagym Alternative

Virtuagym ist ein gutes Werkzeug mit starker Coaching-App. GymStack nimmt dir die Arbeit ab. Statt Module einzurichten und Aufgaben abzuarbeiten, gibst du acht Agents die Richtung vor, und sie erledigen Anfragen, Beiträge, Mahnungen, Kündigungsrisiken, Kampagnen und Mitgliederfragen. Dazu bekommst du SEPA mit Mahnstufen bis zum Inkasso-Dossier, eigene Apps für Mitglieder und Coaches und Server in der EU, zu einem öffentlichen Preis, der alle Standorte einschließt.

Buch dir ein kostenloses Erstgespräch und bring deinen Virtuagym-Export mit. Der Wechsel läuft begleitet von einem Solutions Engineer: Test-Import in Woche 1, Umstellung in Woche 3–4.